Помощь
ДОКУМЕНТЫ
Создание и настройка компании
Перейдите в раздел «Документы» главного меню и нажмите кнопку «Добавить компанию», либо «Настройки» в меню существующей компании
Основные настройки
Заполните реквизиты и другую информацию компании.
Шапка фирменного бланка — этот текст будет использован, если в шаблонах документов будет фигурировать блок [header]. Текст будет выведен справа от логотипа компании. В данном тексте будет работать форматирование
НДС по умолчанию — будет использован при заполнении «состава заказа»
Компания является ИП — эта настройка чуть изменит подход к заполнению УПД (универсального передаточного документа)
Шапка фирменного бланка — этот текст будет использован, если в шаблонах документов будет фигурировать блок [header]. Текст будет выведен справа от логотипа компании. В данном тексте будет работать форматирование
НДС по умолчанию — будет использован при заполнении «состава заказа»
Компания является ИП — эта настройка чуть изменит подход к заполнению УПД (универсального передаточного документа)
Картинки
Загрузите логотип, подпись и печать вашей компании.
При формировании документов подпись будет наложена на печать, поэтому чтобы всё было красиво — её желательно загрузить в формате PNG с прозрачным фоном.
Если вы планируете использовать УПД — обязательно загрузите и подпись и печать в PNG с прозрачным фоном!
В прочем, картинки можно и вовсе не загружать, а те, что появляются в настройках изначально — удалить. В этом случае у вас просто не будет возможности получить «подписанную» версию документов («скан» с подписью и печатью).
При формировании документов подпись будет наложена на печать, поэтому чтобы всё было красиво — её желательно загрузить в формате PNG с прозрачным фоном.
Если вы планируете использовать УПД — обязательно загрузите и подпись и печать в PNG с прозрачным фоном!
В прочем, картинки можно и вовсе не загружать, а те, что появляются в настройках изначально — удалить. В этом случае у вас просто не будет возможности получить «подписанную» версию документов («скан» с подписью и печатью).
Доступ
Добавьте сотрудников и назначьте им права на работу с документами компании.
В данном разделе настраиваются глобальные права на просмотр и редактирование всех документов, но система также позволяет дать возможность редактирования только некоторых документов. Для этого внесите нужного сотрудника в поле «Могут просматривать», а далее укажите его в правах на редактирование нужного типа документов (см. ниже). В поле «Могут редактировать» в данной вкладке его вносить не нужно.
Создают документы только в заказах — опция позволяет запретить сотрудникам создавать документы напрямую, через раздел «Документы», а только делать это в рамках какого-нибудь лида или заказа
В данном разделе настраиваются глобальные права на просмотр и редактирование всех документов, но система также позволяет дать возможность редактирования только некоторых документов. Для этого внесите нужного сотрудника в поле «Могут просматривать», а далее укажите его в правах на редактирование нужного типа документов (см. ниже). В поле «Могут редактировать» в данной вкладке его вносить не нужно.
Создают документы только в заказах — опция позволяет запретить сотрудникам создавать документы напрямую, через раздел «Документы», а только делать это в рамках какого-нибудь лида или заказа
Стандартные поля
В системе уже предусмотрен внушительный набор полей документов. Прокомментируем некоторые из них:
Номер — нумерация документов идёт последовательно. То есть, система берет последний документ определенного типа (например, счёт), смотрит его номер, и новому документу присваивает номер, на единицу больший. При этом, номер документа можно всегда подредактировать вручную
ИНН — если документ создаётся из лида или заказа, и в настройках проекта есть поле «Компания», то ИНН в новом документе заполнится автоматически. Вообще, ИНН является основным полем любого документа и идентификатором клиента
Реквизиты клиента (название компании, ОГРН и т. д.) — изначально Fillin подтягивает эти данные из открытых источников, ориентируясь на указанный вами ИНН заказчика. Если же в базе документов уже есть документы для клиента с указанным ИНН, система берет данные из них
Также, если документ создаётся из лида или заказа, автоматически заполняются поля «Имя клиента», «Телефон», «E-mail», «Адрес выполнения заказа», «Срок выполнения заказа» и «Состав заказа»
Основание — иногда документы выставляются «на основании» чего-то (чаще всего, Договора)
Комментарий / описание — это поле может быть показано клиенту, если тип документов предусматривает загрузку файлов (см. ниже), и вы отправите клиенту ссылку на эти файлы
Номер — нумерация документов идёт последовательно. То есть, система берет последний документ определенного типа (например, счёт), смотрит его номер, и новому документу присваивает номер, на единицу больший. При этом, номер документа можно всегда подредактировать вручную
ИНН — если документ создаётся из лида или заказа, и в настройках проекта есть поле «Компания», то ИНН в новом документе заполнится автоматически. Вообще, ИНН является основным полем любого документа и идентификатором клиента
Реквизиты клиента (название компании, ОГРН и т. д.) — изначально Fillin подтягивает эти данные из открытых источников, ориентируясь на указанный вами ИНН заказчика. Если же в базе документов уже есть документы для клиента с указанным ИНН, система берет данные из них
Также, если документ создаётся из лида или заказа, автоматически заполняются поля «Имя клиента», «Телефон», «E-mail», «Адрес выполнения заказа», «Срок выполнения заказа» и «Состав заказа»
Основание — иногда документы выставляются «на основании» чего-то (чаще всего, Договора)
Комментарий / описание — это поле может быть показано клиенту, если тип документов предусматривает загрузку файлов (см. ниже), и вы отправите клиенту ссылку на эти файлы
Дополнительные поля
Помимо стандартных полей, Вы можете создать сколько угодно дополнительных полей, нажав плюсик справа от заголовка «Дополнительные поля».
Системное имя поля — напишите здесь что-нибудь латинскими буквами. Если хотите, чтобы поле автоматом заполнялось значением из заказа, в рамках которого создаётся документ, системное имя должно называться так же как и поле в настройках проекта. Подробнее процесс описан здесь
Варианты / подсказки — здесь можно указать стандартные варианты значения поля. Например, если вы создаёте поле «пол», то можно указать подсказки «Мужской», «Женский» и «Неопределившийся»
Порядок следования — позволяет отсортировать поля для более удобной работы
Системное имя поля — напишите здесь что-нибудь латинскими буквами. Если хотите, чтобы поле автоматом заполнялось значением из заказа, в рамках которого создаётся документ, системное имя должно называться так же как и поле в настройках проекта. Подробнее процесс описан здесь
Варианты / подсказки — здесь можно указать стандартные варианты значения поля. Например, если вы создаёте поле «пол», то можно указать подсказки «Мужской», «Женский» и «Неопределившийся»
Порядок следования — позволяет отсортировать поля для более удобной работы
Типы документов
Тип документа — это, например, счёт, заказ-наряд, договор, приложение к договору…
Создайте тип документа, нажав на плюсик справа от заголовка «Типы документов».
Нажав на меню дополнительных действий (три точки) можно быстренько заполнить тип документов неким стандартным набором настроек (например, вставить настройки для «счёта») — см меню «Примеры».
Используемые поля — укажите поля, которые должны быть в карточке документа
Обязательные поля — укажите поля из списка выше, которые должны обязательно быть заполнены. Без заполнения этих полей документ будет пребывать в статусе «черновик»
Копировать поля из прошлых документов — здесь можно указать поля, которые Fillin попытается заполнить автоматически, если ранее уже были документы для клиента с указанным ИНН. Большинство стандартных полей копируется от документа к документу автоматически
Проводить оплату — эта настройка появляется, если вы выберете «Состав заказа» в используемых полях, а также у вас есть настроенные кошельки. Применяется для счетов и позволяет удобно фиксировать их оплату, автоматически зачисляя сумму счёта на нужный кошелёк. В карточке счёта появится удобная кнопка «Оплатить»
Использовать склады — настройка появляется, если вы выберете «Состав заказа» в используемых полях, а также у вас есть настроенные склады. Позволяет быстро заполнять состав заказа товарами с указанных складов — вводите часть названия товара и выбираете нужный из предложенного списка
Шаблон — это самая сложная часть. Нужно составить шаблон документа, используя так называемые «блоки» и «спецслова» (их можно получить через меню дополнительных действий типа документов. При составлении шаблона применяйте форматирование. Теги для форматирования также доступны в меню дополнительных действий
Могут редактировать — здесь можно указать пользователей с правами на просмотр компании, которые будут иметь возможность редактировать только данный тип документов. Это полезно когда, например, счета выписывают менеджеры, а УПД — только бухгалтер
Загружать файлы — галочка позволяет включить возможность загрузки файлов к документу. При установленной галочке можно вообще не заполнять шаблон документа и использовать Fillin для хранения файлов, созданных вручную. Например, если вы составляете договор вручную в Word — вам нужно будет просто его подгрузить в Fillin в виде файла. Также загрузка файлов полезна для хранения фото или сканов подписанных документов. Если клиент прислал вам скан — заходите в документ и прикрепляете его, для истории или использования в случае налоговой проверки
Создайте тип документа, нажав на плюсик справа от заголовка «Типы документов».
Нажав на меню дополнительных действий (три точки) можно быстренько заполнить тип документов неким стандартным набором настроек (например, вставить настройки для «счёта») — см меню «Примеры».
Используемые поля — укажите поля, которые должны быть в карточке документа
Обязательные поля — укажите поля из списка выше, которые должны обязательно быть заполнены. Без заполнения этих полей документ будет пребывать в статусе «черновик»
Копировать поля из прошлых документов — здесь можно указать поля, которые Fillin попытается заполнить автоматически, если ранее уже были документы для клиента с указанным ИНН. Большинство стандартных полей копируется от документа к документу автоматически
Проводить оплату — эта настройка появляется, если вы выберете «Состав заказа» в используемых полях, а также у вас есть настроенные кошельки. Применяется для счетов и позволяет удобно фиксировать их оплату, автоматически зачисляя сумму счёта на нужный кошелёк. В карточке счёта появится удобная кнопка «Оплатить»
Использовать склады — настройка появляется, если вы выберете «Состав заказа» в используемых полях, а также у вас есть настроенные склады. Позволяет быстро заполнять состав заказа товарами с указанных складов — вводите часть названия товара и выбираете нужный из предложенного списка
Шаблон — это самая сложная часть. Нужно составить шаблон документа, используя так называемые «блоки» и «спецслова» (их можно получить через меню дополнительных действий типа документов. При составлении шаблона применяйте форматирование. Теги для форматирования также доступны в меню дополнительных действий
Могут редактировать — здесь можно указать пользователей с правами на просмотр компании, которые будут иметь возможность редактировать только данный тип документов. Это полезно когда, например, счета выписывают менеджеры, а УПД — только бухгалтер
Загружать файлы — галочка позволяет включить возможность загрузки файлов к документу. При установленной галочке можно вообще не заполнять шаблон документа и использовать Fillin для хранения файлов, созданных вручную. Например, если вы составляете договор вручную в Word — вам нужно будет просто его подгрузить в Fillin в виде файла. Также загрузка файлов полезна для хранения фото или сканов подписанных документов. Если клиент прислал вам скан — заходите в документ и прикрепляете его, для истории или использования в случае налоговой проверки
УПД
Универсальный Передаточный Документ заменяет опостылые и ныне безнадёжно устаревшие акты, накладные и счета-фактуры. Нажав на три точечки, вы можете посмотреть как будет выглядеть УПД с вашими данными.
У УПД законодательно закреплённый внешний вид, поэтому он не подлежит изменению. В шаблоне задействованы строго определенные поля, поэтому их нельзя удалить из «используемых полей».
В остальном, настройки как у других типов документов
У УПД законодательно закреплённый внешний вид, поэтому он не подлежит изменению. В шаблоне задействованы строго определенные поля, поэтому их нельзя удалить из «используемых полей».
В остальном, настройки как у других типов документов
Уведомления
Получают push-уведомления — это список ваших сотрудников, которые будут получать сообщения от приложения Fillin о появлении новых документов, а также об оплате счетов (если настроена — см пункт «Проводить оплату» в настройках типов документов)
E-mail и SMS-уведомления позволят вам автоматически отправлять ссылки на документы клиентам. Чтобы всё работало, необходимо выполнить базовую настройку уведомлений, которая описана здесь
Чтобы добавить уведомление, нажмите на плюсик справа от заголовка «Email / SMS уведомления».
В полях «E-mail получателя», «Тема письма» и «Сообщение» вы можете использовать так называемые «спецслова», подставляющие конкретные значения из документа. Список спецслов приведён внизу вкладки «Уведомления», о которой сейчас идёт речь. Например, спецслово #email# - это e-mail клиента, указанный в документе. Таким образом, если вы хотите отправлять документ клиенту по e-mail, в настройке «E-mail получателя» необходимо указать только спецслово — #email#, а в тексте сообщения упомянуть, например, спецслово #signed# - это ссылка на документ с подписью и печатью.
Нажав три точечки вы можете вставить пример уведомления, и всё станет понятно.
SMS-уведомления отправляются похожим образом — читайте подробнее здесь
Когда отправляем — уведомление можно отправлять прямо сразу при создании документа (но в этот момент могут быть не заполнены определенные его поля), либо по кнопке «Отправить» (но это потребует дополнительного действия при работе — нажатия на сию кнопку)
E-mail и SMS-уведомления позволят вам автоматически отправлять ссылки на документы клиентам. Чтобы всё работало, необходимо выполнить базовую настройку уведомлений, которая описана здесь
Чтобы добавить уведомление, нажмите на плюсик справа от заголовка «Email / SMS уведомления».
В полях «E-mail получателя», «Тема письма» и «Сообщение» вы можете использовать так называемые «спецслова», подставляющие конкретные значения из документа. Список спецслов приведён внизу вкладки «Уведомления», о которой сейчас идёт речь. Например, спецслово #email# - это e-mail клиента, указанный в документе. Таким образом, если вы хотите отправлять документ клиенту по e-mail, в настройке «E-mail получателя» необходимо указать только спецслово — #email#, а в тексте сообщения упомянуть, например, спецслово #signed# - это ссылка на документ с подписью и печатью.
Нажав три точечки вы можете вставить пример уведомления, и всё станет понятно.
SMS-уведомления отправляются похожим образом — читайте подробнее здесь
Когда отправляем — уведомление можно отправлять прямо сразу при создании документа (но в этот момент могут быть не заполнены определенные его поля), либо по кнопке «Отправить» (но это потребует дополнительного действия при работе — нажатия на сию кнопку)
Напоминания
Напоминания отличаются от уведомлений тем, что отправляются спустя некоторое время после создания документа и повторяются регулярно, пока вы их не отключите.
Например, для счетов будет нелишним напоминание клиенту о необходимости оплаты. Причём, если вы настроите учёт оплаты счетов (см. соответствующую настройку типа документов выше), уведомления будут отключаться автоматически при проведении оплаты.
Также очень актуально напоминание клиентам о необходимости возврата подписанных оригиналов. Например, если вы отправляете заказы в регионы. Чаще всего, на документы забивают, а потом, через год-полтора, клиент может прислать досудебную претензию с просьбой вернуть деньги, так как товар формально получен не был. В этом случае поможет хотя бы скан или фото подписанного УПД. Так что, настраивайте напоминания о возврате для УПД и подгружайте полученные от клиентов сканы в качестве файлов (включите опцию «Загружать файлы» в настройках УПД).
Подход к настройке напоминаний такой же, как и для уведомлений
Например, для счетов будет нелишним напоминание клиенту о необходимости оплаты. Причём, если вы настроите учёт оплаты счетов (см. соответствующую настройку типа документов выше), уведомления будут отключаться автоматически при проведении оплаты.
Также очень актуально напоминание клиентам о необходимости возврата подписанных оригиналов. Например, если вы отправляете заказы в регионы. Чаще всего, на документы забивают, а потом, через год-полтора, клиент может прислать досудебную претензию с просьбой вернуть деньги, так как товар формально получен не был. В этом случае поможет хотя бы скан или фото подписанного УПД. Так что, настраивайте напоминания о возврате для УПД и подгружайте полученные от клиентов сканы в качестве файлов (включите опцию «Загружать файлы» в настройках УПД).
Подход к настройке напоминаний такой же, как и для уведомлений
Работа в связке с «Заказами»
Если вы хотите выписывать документы в рамках заказов, необходимо указать связь с компанией в настройках проекта.
В настройках проекта перейдите во вкладку «Документы» и выберите нужную компанию (или несколько) из списка.
Галочка «Документы на стадии лида» позволят выписывать, например, счета для лидов. Ведь выписка счёта зачастую не означает его оплату, клиент по-прежнему может слиться. А значит, данную сделку ещё нельзя считать заказом — она всё ещё лид.
В настройках проекта перейдите во вкладку «Документы» и выберите нужную компанию (или несколько) из списка.
Галочка «Документы на стадии лида» позволят выписывать, например, счета для лидов. Ведь выписка счёта зачастую не означает его оплату, клиент по-прежнему может слиться. А значит, данную сделку ещё нельзя считать заказом — она всё ещё лид.
